Peran General Affair


Apabila anda memiliki minat untuk menjadi seorang GA Professional , hal ini harus diperhatikan dan dipelajari sekaligus dikembangkan:

Tugas GA adalah Sebagai supporting unit, General Affair (GA) memiliki peran yang tidak kalah penting dibanding departemen lain untuk kesuksesan perusahaan. Tanpa GA yang cakap, perusahaan tidak bisa berjalan dengan sempurna atau menghasilkan performance yang optimal.

Ciri dari tugas-tugas GA adalah banyaknya varian tugas yang masing-masing memerlukan pengetahuan dan keterampilan tersendiri seperti, electricity, perizinan, keamanan, building maintenance, kendaraan, insurance, dampak limbah dll. Konsekuensi dari beragamnya tugas ini adalah kompleksitas keahlian teknis yang diperlukan pelaku GA. Sementara, seorang pelaku GA yang berangkat dari satu latar belakang pendidikan tertentu, tidak mungkin memiliki seluruh keahlian teknis yang diperlukan GA.

Tampaknya, permasalahan di atas dapat diatasi dengan merekrut karyawan yang sesuai bidang keahliannya. Namun demikian, isu persoalan GA tidak berhenti di kompleksitas keahlian teknis. Ketika beragam tugas GA harus saling berinteraksi dan berkoordinasi baik secara internal maupun secara eksternal dengan pihak departemen lain ataupun pihak di luar perusahaan, maka kemampuan dalam me-manage beragam tugas tersebut menjadi tantangan tersendiri yang wajib diatasi GA. Oleh karena itu penting bagi pelaku GA –terutama yang men-supervisi tugas-tugas GA-, selain menguasai keahlian teknis, juga memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam me-manage pekerjaan. Dan terkait dengan aktivitas GA dalam komunikasi eksternal, penting bagi pelaku GA untuk menguasai dasar-dasar keterampilan komunikasi khususnya dalam hal negosiasi ketika menyelesaikan masalah-masalah dengan pihak luar.

Melalui pelatihan ini, peserta akan diberikan pengetahuan tentang tugas-tugas dari bidang GA sehingga seorang pelaku GA pada satu area tugas sudah siap secara wawasan pengetahuan bila ternyata harus dimutasi atau di-rolling ke area tugas lain di bidang GA. Selain itu peserta juga akan dilengkapi dengan pengetahuan tentang dasar-dasar kemampuan manajerial dan negosiasi yang diperlukan dalam pengembangan kompetensi pelaku GA sehingga dapat menjalankan tugas dengan sebaik-baiknya.

Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair

Aspek & Ruang Lingkup pekerjaan di General Affair :

  • Building Management /Penanganan Perawatan Bangunan Gedung
  • Inventory bekerja bersama – sama dengan Finance dan Accounting (Kalau dikantorku)
  • Pelaksanaan keamanan dan ketertiban
  • Pengurusan kendaraan perusahaan dan fasilitas pool
  • Pengurusan Dokumen – dokumen perusahaan
  • Cleaning Service dan penanganan limbah
  • Recepsionist dan operator telepon
  • Alat Tulis Kantor
  • Insurance Management
  • Komunikasi Internal dengan departemen di lingkungan perusahaan dan direksi
  • Komunikasi Eksternal dengan lingkungan sekitar tempat usaha
  • Pengurusan Tenaga Kerja Asing (apabila ada)
  • Kantin (apabila ada)

Antisipasi & penanganan masalah di bidang General Affair

Semoga membawa maanfaat bagi yang membutuhkan , salam

About these ads

24 responses to “Peran General Affair

  1. tolong dong jelasin tugas dan fungsi secara detail tentang GA,karena saya masih awam dan juga sebagai pemula,terima kasih

    • sepertinya, GA itu lbh baiknya orang Indonesia yang mumpuni diahlinya, sebab untuk pengurusan izin dsb nya sdh pasti membutuhkan dialog dialog dgn pihak aparat pemerintah. itu merupakan salah satu contoh pertimbangan alasan mengapa harus WNI.

  2. saya baru saja menjadi head of general affair kurang lebih 1 minggu sampai sekarang saya masih bingung tugas dan tanggung jawab saya….ngeblank….bagaimana caranya saya bisa cakap di dept saya yang baru…?

    • Tugas dan tanggung jawab seorang GA secara umum dapat saya share sdikit adalah sbb:
      1. Melakukan Procurement/purchasing (pengadaan barang dan jasa terkait office supplies misal asset, ATK , perabot kantor, alat kantor dll)

      2. Mengelola kendaraan operasional perusahaan (include perawatan, pemakaian BBM,tol&parking)

      3. Pengaturan pemakaian fasilitas kantor (mesin Fotokopi, fax, telp/pabx, projector, ruang meeting, internet dll)

      4. Mengelola inventaris/asset kantor

      5. Mengelola kebersihan kantor agar karyawan betah dan nyaman dalam bekerja.

      6. Mengatur dan mengawasi jadwal dan kinerja Security.

      7. Melakukan Perawatan dan pemeliharaan gedung kantor dan fasilitas-2nya)

      8. Mengatur tugas driver, teknisi, messenger, resepsionis, operator telpon, OB/OG, cleaning service

      9. Melakukan pengadaaan cetakan untuk kartu nama, form2, pamflet, spanduk dll

      10. Melakukan relationship dengan pihak eksternal ( kepolisian, rukun warga dan lingkungan kantor)

      11. Melakukan pengurusan perijinan2, pajak kendaraan dan monitoring agar tidak terjadi keterlambatan

      12. Melakukan monitoring cabang (apabila di kantor pusat yg memiliki cabang) untuk keperluan perijinan kantor cabang, pajak kendaraan, audit dll.

      • Tolong bantu saya untuk bikin contoh applikasi laporan/adm.draft/pembukauan scr garis besar masing”. Many thanks. erick

  3. thank u…. sama dengan pekerjaan yg saya lakoni, padahal saya masih ragu apa benar GA pekerjaannya seperti itu, dan ternyata benar hehehehe thank u mas

  4. Siang Pak,
    Kalau General Affair melakukan pemblian cuma di ATK saja ya, sementara pembelian yang besar2 langsung oleh Purchasing atau Finance langsung >? Mohon masukkannya> salam, Edu Pareira

  5. Is it ok if I quote a few of your articles providing I give credit and sources back to wordpress.
    com? My blog is on the exact same topic as your own and my visitors would certainly gain from a lot of the resources you offer here.
    Please let me know if this is okay with you.
    Regards

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s